Success Story: Baumann GmbH Amberg

Su una superficie complessiva di circa 30.000 m² destinata a uffici e produzione, Baumann GmbH sviluppa e produce sistemi di automazione chiavi in mano per clienti dei settori della fornitura automobilistica, dell'elettronica e degli elettrodomestici. Tutto da un unico fornitore: dalle singole celle robotizzate alle linee di produzione completamente automatizzate. Razionalizzazione, miglioramento della qualità e tracciabilità sono i criteri chiave alla base delle soluzioni di automazione flessibili sviluppate da Baumann. Offrire soluzioni all'avanguardia per rispondere alle esigenze dei clienti è una priorità assoluta per l'azienda con sede ad Amberg. Oltre 6.800 impianti e più di 870 dipendenti in tutto il mondo garantiscono processi produttivi fluidi ed efficienti.

Man mano che l'azienda cresceva in termini di produzione e di organico, aumentavano anche il numero di veicoli della flotta e di utenti. Diversi dipendenti gestivano circa 80 veicoli del pool, aziendali e di servizio, oltre alle loro mansioni principali. Il tutto veniva gestito tramite fogli di calcolo Excel, mentre Outlook fungeva da calendario per le prenotazioni. Se tutti i veicoli erano già prenotati, venivano ordinate ulteriori auto a noleggio. Spesso non era chiaro se le vetture prenotate fossero effettivamente in uso e se si sarebbe potuto evitare di noleggiarne altre.

In fase di ritiro, era responsabilità dei dipendenti scegliere la chiave del veicolo prenotato. Gli errori comportavano lunghe procedure di riprenotazione. Inoltre, i veicoli venivano spesso restituiti la mattina presto, la sera tardi o nei fine settimana, quando l'ufficio era chiuso. Di conseguenza, non era sempre possibile comunicare in modo affidabile eventuali segnalazioni di danni o problemi, specialmente per gli utenti che non disponevano di un proprio indirizzo e-mail. Le verifiche obbligatorie delle patenti venivano effettuate manualmente inserendo le date di controllo nel sistema ERP.

"Per avere una visione più chiara della flotta e semplificare l'accesso ai veicoli per i dipendenti, era giunto il momento di passare a un sistema digitale", spiega Stefan Schwarz, responsabile Acquisti alla Baumann GmbH. L'obiettivo era sostituire la gestione dei veicoli basata su fogli Excel e calendario Outlook, ampliando al contempo la verifica delle patenti di guida.

Fin dall'inizio, Baumann voleva una soluzione da un unico fornitore, senza dover utilizzare più strumenti. Durante la ricerca di un sistema adeguato, KEBA ha presentato la sua soluzione completa “fleet&easy”. Il concetto di prenotare la mobilità anziché i veicoli rappresentava un approccio nuovo e convincente.

La soluzione è composta da cinque moduli:

1. Gestione documenti: tutti i dati e i documenti relativi ai veicoli sono archiviati centralmente nel sistema di gestione. È possibile trovare rapidamente i contratti di leasing, le tariffe o le caratteristiche dei veicoli (come diesel o benzina e cambio automatico). I profili dei conducenti vengono aggiornati e le procedure, come il cambio degli pneumatici e gli appuntamenti in officina, sono automatizzate. I dipendenti possono anche segnalare eventuali danni e indicare se un veicolo è ancora idoneo alla circolazione.

2. Prenotazione della mobilità: il secondo modulo consiste nella prenotazione vera e propria della mobilità. I dipendenti non prenotano più un veicolo specifico. Inseriscono invece data, scopo, distanza e durata del viaggio. È inoltre possibile selezionare requisiti aggiuntivi, come la vignetta autostradale o il navigatore. Il sistema valuta i dati e assegna automaticamente il veicolo adatto poco prima dell'inizio del viaggio.

3. Registro di bordo elettronico: il terzo modulo consiste nel registro di bordo elettronico: che documenta automaticamente ogni viaggio e rappresenta un ulteriore passo verso la digitalizzazione, per evitare lacune e inserimenti errati. La telematica con bus CAN incorporato fornisce dati aggiuntivi, come i livelli di carburante.

4. Verifica digitale delle patenti di guida: il quarto modulo della soluzione consiste nel verificare digitalmente le patenti di guida. Ai conducenti delle auto aziendali vengono automaticamente ricordate le scadenze per effettuare i controlli in autonomia. I dipendenti possono ritirare i veicoli in pool solo con la loro patente di guida, eliminando così la necessità di ulteriori controlli. L'identificazione avviene tramite speciali etichette apposte su tutte le patenti.

5. Terminale per la gestione delle chiavi: oltre alla soluzione digitale, si è optato anche per un terminale fisso. Non è da sottovalutare l'ulteriore vantaggio della custodia e della consegna sicure e documentate di tutti i veicoli in pool. I dipendenti possono ritirare e riconsegnare le chiavi dei veicoli 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite la stazione. Allo stesso tempo viene eseguita anche la verifica delle patenti di guida. Il terminale si trova nelle immediate vicinanze dei veicoli in pool, consentendo così di risparmiare tempo e fatica. I dipendenti che non hanno accesso a un PC (o in caso di spostamenti imprevisti) possono usare la funzione “prenotazione rapida” tramite il touchscreen dell'armadietto portachiavi per prenotare i veicoli in qualsiasi momento e ritirare subito le chiavi.

Con l'introduzione della soluzione per il parco veicoli "fleet&easy", i fogli di calcolo di Excel e i calendari di Outlook sono ormai un ricordo del passato. Tutti i dati relativi ai veicoli sono disponibili a livello centrale e accessibili in pochi secondi. La funzione di promemoria garantisce che nessun appuntamento venga dimenticato, che si tratti di manutenzione o di verifica delle patenti di guida. Tutti i costi relativi ai veicoli sono sotto controllo e possono essere indicati con precisione tramite report. Secondo Stefan Schwarz, il maggiore valore aggiunto sta nel sistema di prenotazione dei veicoli in pool con verifica automatica della patente di guida. L'onere per la gestione delle prenotazioni si è ridotto notevolmente sia per il team che per i dipendenti. Le precedenti fonti di errore sono state eliminate.

La modifica dalla prenotazione dei veicoli alla prenotazione dei viaggi ha portato anche a un notevole risparmio sui costi. Se un viaggio non viene effettuato, il veicolo viene automaticamente riassegnato, riducendo la necessità di noleggiare altri veicoli. Con queste caratteristiche definite, l'utilizzo dei veicoli è diventato molto più efficiente. Ad esempio, i veicoli dotati di vignette autostradali possono essere riservati ai dipendenti che si recano in un Paese confinante. La nuova soluzione è stata accolta molto bene fin dal primo giorno. Dopo una breve formazione, i dipendenti hanno imparato rapidamente ad utilizzare il sistema intuitivo e ora possono mettersi in viaggio in tutta comodità.