Success Story: Baumann GmbH Amberg

Auf einer Büro- und Produktionsfläche von insgesamt ca. 30.000 m² entwickelt und produziert die Baumann GmbH schlüsselfertige Automationssysteme für Kunden der Automobilzuliefer-, Elektronik- und Haushaltsgeräteindustrie. Alles aus einer Hand − von der einzelnen Roboterzelle bis zur komplett automatisierten Produktionslinie. Rationalisierung, Qualitätsverbesserung und Rückverfolgbarkeit sind die wesentlichen Kriterien, unter denen Baumann flexible Automatisierung entwickelt. Zukunftsweisende Lösungen für die Aufgaben der Kunden anzubieten steht für das Unternehmen aus Amberg im Vordergrund. Weltweit sorgen über 6.800 Anlagen und mehr als 870 Mitarbeitende für reibungslose und wirtschaftliche Produktionsprozesse.

Mit dem stetigen Wachstum des Unternehmens bei Produktion und Personal wuchs auch die Anzahl der Flottenfahrzeuge und deren Benutzer:innen. Mehrere Mitarbeiter:innen kümmerten sich neben ihrer eigentlichen Arbeit um circa 80 Pool-, Firmen- und Servicefahrzeuge. Dies wurde über Exceltabellen gesteuert. Outlook diente als Terminkalender für die Buchung von Fahrzeugen. Waren alle Fahrzeuge gebucht, wurden zusätzlich Mietwagen geordert. Oft war nicht sicher, ob die gebuchten PKW überhaupt in Benutzung waren und man sich die zusätzliche Anmietung hätte sparen können.

Beim Abholen lag es in der Verantwortung der Mitarbeitenden, den Schlüssel für das gebuchte Fahrzeug auszuwählen. Fehler führten zu aufwendigen Umbuchungen. Dazu kam, dass die Fahrzeuge am zeitigen Morgen, am späten Abend oder am Wochenende zurückgebracht wurden, wenn das Büro nicht besetzt war. Dadurch konnten Schadensmeldungen oder Probleme nicht sicher kommuniziert werden, insbesondere wenn die Nutzer über keinen eigenen Emailzugang verfügten. Die notwendige Führerscheinkontrolle erfolgte manuell durch Eintragen des Prüfdatums ins ERP-System.

„Um mehr Überblick über die Flotte zu erhalten und den Mitarbeiter:innen den Zugang zu den Fahrzeugen zu vereinfachen, war es an der Zeit für ein digitales System“, erzählt Stefan Schwarz, Leiter Einkauf bei der Baumann GmbH. Die Verwaltung der Fahrzeuge über Exceltabellen und Outlook sollte ersetzt und gleichzeitig die Führerscheinkontrolle erweitert werden.

Von Anfang an war Baumann wichtig, dass die Lösung aus einer Hand geliefert wird. Es sollten nicht wieder verschiedene Tools zum Einsatz kommen. Bei der Recherche nach einem geeigneten System stellte KEBA seine Komplettlösung „fleet&easy“ vor. Dass man statt Fahrzeugen besser Mobilität bucht, war eine neue Herangehensweise und überzeugte.

Die Lösung besteht aus fünf Modulen:

1. Dokumentenmanagement: Im Dokumentenmanagement werden alle fahrzeugrelevanten Daten und Dokumente abgelegt. So sind Leasingverträge und -raten oder Fahrzeugeigenschaften wie Diesel, Benzin und Automatik schnell zu finden. Für alle Fahrer:innen ist ein Profil hinterlegt und Reifenwechsel und Werkstatttermine wurden automatisiert. Die Mitarbeitenden können ebenfalls angeben, ob Schäden am Fahrzeug entstanden sind und ob es weiter fahrbereit ist oder nicht.

2. Mobilitätsbuchung: Das zweite Modul beinhaltet die eigentliche Mobilitätsbuchung. Die Mitarbeiter:innen reservieren kein bestimmtes Fahrzeug, sondern geben nur noch das Datum, den Zweck, Länge und Dauer der Fahrt an. Dazu sind weitere Eigenschaften wie Vignette oder Navi auswählbar. Das System wertet die Daten aus und weist je nach Verfügbarkeit das eigentliche Fahrzeug erst kurz vor Fahrtbeginn automatisch zu.

3. Elektronisches Fahrtenbuch: Das elektronische Fahrtenbuch als dritter Bestandteil dokumentiert jede Fahrt automatisch und ist ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung. Lücken sowie fehlerhafte Einträge werden vermieden. Die Telematik mit eingebautem CanBus übermittelt zusätzlich z. B. Daten zu Tankfüllständen.

4. Digitale Führerscheinkontrolle: Der vierte Bestandteil der Lösung beinhaltet die digitale Führerscheinkontrolle. Die Fahrer:innen von Firmenwagen werden automatisch an die zugeteilten Prüfintervalle erinnert und können die Prüfung selbstständig durchführen. Poolfahrzeuge können die Mitarbeitenden nur mit ihrem Führerschein abholen und benötigen somit keine zusätzliche Führerscheinkontrolle mehr. Dazu wurden auf alle Führerscheine besondere Label angebracht, die eine Identifikation ermöglichen.

5. Key Management Terminal: Zu guter Letzt entschied man sich neben der digitalen Lösung auch für ein stationäres Terminal. Der Zusatznutzen für eine gesicherte und dokumentierte Aufbewahrung und Übergabe aller Poolfahrzeuge ist nicht zu übersehen. Mitarbeitende können über die Station Fahrzeugschlüssel rund um die Uhr abholen und wieder zurückgeben. Gleichzeitig wird hier die Führerscheinkontrolle durchgeführt. Das Terminal befindet sich jetzt in direkter Nähe zu den Poolfahrzeugen. Das spart Wege- und Arbeitszeit. Ebenso können Mitarbeiter:innen ohne PC (oder bei ungeplanten Reisen) mit der Funktion „Schnellbuchung“ am Touch-Display des Schlüsselschrankes jederzeit Fahrzeuge buchen und den Schlüssel sofort entnehmen.

Mit der Einführung der Fuhrparklösung „fleet&easy“ sind Exceltabellen und Outlookkalender Geschichte. Alle Fahrzeugdaten sind an einem Platz und sekundenschnell abrufbar. Über die Erinnerungsfunktion wird kein Termin mehr vergessen, sei es für den Service oder die Führerscheinkontrolle. Alle Fahrzeugkosten sind unter Kontrolle und können präzise über Reports ausgegeben werden. Den größten Mehrwert, so Stefan Schwarz, bietet für ihn das Poolwagenbuchungssystem mit der automatischen Kontrolle der Führerscheine. Der Aufwand bei der Pflege von Reservierungen für sein Team und die Mitarbeiter:innen ist spürbar gesunken. Die früheren Fehlerquellen existieren nicht mehr.

Die Änderung, dass statt einem Fahrzeug eine Fahrt gebucht wird, hat auch deutliche Kostenersparnisse zur Folge. Bei Nichtantritt der Fahrt wird das Fahrzeug automatisch wieder neu zugeordnet. So müssen weniger Mietfahrzeuge angemietet werden. Über die Eigenschaften werden die Fahrzeuge deutlich effektiver genutzt. Fahrzeuge mit Vignette z. B. können so lange wie möglich zurückgehalten werden, damit auch wirklich der Mitarbeitende das Fahrzeug bekommt, welcher in ein Nachbarland reist. Die Akzeptanz für die neue Lösung war vom ersten Tag an gegeben. Nach einer kurzen Einweisung beherrschten die Mitarbeiter:innen das intuitive System und können nun ganz bequem ihre Fahrt antreten.