Success-story : Baumann GmbH Amberg

Sur une superficie de production d’env. 30 000 m² en tout, Baumann GmbH développe et produit des systèmes d’automatisation clés en main pour les clients des secteurs de la sous-traitance automobile, de l’électronique et des appareils ménagers. Tout d’une seule main, de la cellule robotisée unique à la ligne de production automatisée complète. La rationalisation, une meilleure qualité et la traçabilité sont les critères essentiels selon lesquels Baumann développe une automatisation flexible. La priorité de l’entreprise implantée à Amberg est de proposer des solutions d’avenir qui permettent aux clients d’effectuer leurs tâches. Dans le monde entier, plus de 6 800 installations et plus de 870 collaborateurs et collaboratrices assurent des processus de production fluides et économiques.

Le nombre de véhicules de la flotte ainsi que de leurs utilisateurs et utilisatrices a augmenté au fur et à mesure de la croissance de la production et du personnel de l’entreprise. En plus de leur travail, plusieurs collaborateurs et collaboratrices s’occupaient d’environ 80 véhicules de pool, d’entreprise et de service. Pour ce faire, ils utilisaient des tableaux Excel. Outlook servait de calendrier pour réserver des véhicules. Lorsque tous les véhicules étaient réservés, des véhicules de location étaient commandés. Souvent, il n’était pas sûr que les voitures réservées soient effectivement utilisées et la location supplémentaire n’aurait pas été nécessaire.

Lors de la remise du véhicule, il était de la responsabilité du personnel de sélectionner la clé du véhicule réservé. Des erreurs entraînaient des modifications fastidieuses. De plus, les véhicules étaient ramenés tôt le matin, tard le soir ou le week-end, lorsqu’il n’y avait personne au bureau. Il était donc difficile de communiquer en cas de dommages ou de problèmes, notamment lorsque les utilisateurs n’avaient pas d’adresse e-mail. Le contrôle nécessaire des permis de conduire était effectué manuellement, la date du contrôle étant saisie dans le système ERP.

« Pour avoir un meilleur aperçu de la flotte et simplifier l’accès du personnel aux véhicules, il était temps de mettre en place un système numérique », raconte Stefan Schwarz, chef des achats chez Baumann GmbH. La gestion des véhicules à l’aide de tableaux Excel et d’Outlook devait être remplacée tout en étendant le contrôle des permis de conduire.

Dès le début, il a été important pour Baumann que la solution vienne d’un seul et même fournisseur. Des outils différents ne devaient pas à nouveau être utilisés. Lors de la recherche d’un système adéquat, KEBA a présenté sa solution complète « fleet&easy ». Réserver plutôt de la mobilité que des véhicules était une nouvelle approche qui a convaincu.

La solution comporte cinq modules :

1. Gestion des documents : le module de gestion des documents permet d’enregistrer tous les documents et données relatifs aux voitures. Les contrats et montants de leasing ou les propriétés des véhicules comme diesel, essence et automatique peuvent ainsi être rapidement retrouvés. Un profil est créé pour tous les conducteurs et conductrices et les changements de pneumatiques et les rendez-vous à l’atelier. Le personnel peut également indiquer si le véhicule a été endommagé et s’il est ou non en état de continuer à rouler.

2. Réservation de mobilité : le deuxième module comprend la réservation de mobilité proprement dite. Les membres du personnel ne réservent pas un véhicule précis, mais n’indiquent plus que la date, l’objet, la longueur et la durée du déplacement. D’autres propriétés comme une vignette ou un GPS peuvent également être sélectionnées. Le système évalue les données et n’attribue le véhicule que peu de temps avant le départ en fonction des disponibilités.

3. Carnet de route électronique : le carnet de route électronique, qui est le troisième module, documente automatiquement chaque déplacement et est une étape supplémentaire vers la numérisation. Les lacunes et les entrées erronées sont évitées. La télématique avec bus CAN intégré transmet aussi, p. ex., des données relatives au niveau de remplissage des réservoirs.

4. Contrôle numérique des permis de conduire : le quatrième module de la solution comprend le contrôle numérique des permis de conduire. Les intervalles de contrôles affectés sont automatiquement rappelés aux conducteurs et conductrices des voitures d’entreprise, qui peuvent effectuer le contrôle de manière autonome. Les membres du personnel ne peuvent venir chercher les véhicules de pool qu’avec leur permis de conduire. Un contrôle supplémentaire des permis de conduire n’est donc plus nécessaire. Pour ce faire, des étiquettes spéciales qui permettent une identification ont été apposées sur tous les permis de conduire.

5. Terminal de gestion des clés : enfin, outre la solution numérique, un terminal stationnaire a également été choisi. La valeur ajoutée pour un stockage et une remise en toute sécurité et documentés de tous les véhicules de pool est évidente. Le personnel peut aller chercher et rendre les clés des véhicules via le point de service 24h/24. Le contrôle du permis de conduire est effectué parallèlement. Le terminal se trouve maintenant directement à côté des véhicules de pool. Cela réduit les déplacements et le travail. De même, les membres du personnel qui n’ont pas de PC (ou qui doivent effectuer des déplacements imprévus) peuvent réserver à tout moment des véhicules avec la fonction « Réservation rapide » sur l’écran tactile de l’armoire à clés et prélever la clé immédiatement.

Depuis la mise en place de la solution pour parcs automobiles « fleet&easy », les tableaux Excel et les calendriers Outlook sont du passé. Toutes les données des véhicules peuvent être consultées à un endroit en quelques secondes. Grâce à la fonction de rappel, aucun rendez-vous n’est plus oublié, qu’il s’agisse du service après-vente ou du contrôle des permis de conduire. Tous les coûts engendrés par le véhicule sont maîtrisés et peuvent être sortis avec précision par le biais de rapports. Selon Stefan Schwarz, c’est le système de réservation de véhicules de pool avec contrôle automatique des permis de conduire qui offre la plus grande valeur ajoutée. Le travail de mise à jour des réservations pour son équipe ainsi que les autres membres du personnel a sensiblement diminué. Les anciennes sources d’erreurs n’existent plus.

Le fait de réserver un trajet au lieu d’un véhicule a également permis de faire des économies importantes. Si le trajet est annulé, le véhicule est réaffecté automatiquement. Cela permet de louer moins de véhicules. La prise en compte des propriétés permet d’utiliser les véhicules de manière nettement plus effective. Les véhicules notés d’une vignette peuvent, p. ex., être retenus le plus longtemps possible afin d’être vraiment attribués à la personne qui se rend dans un pays limitrophe. La nouvelle solution a été bien acceptée dès le premier jour. De brèves instructions ont suffi pour que le personnel maîtrise le système intuitif. Il peut désormais partir confortablement en déplacement.